Privacy Policy

1. Scope and organizations

This policy describes how the public website operated under the Simav Ensurance LLC name and the SIMAV mobile application process information. The app serves customers, employees, brokers and administrators of participating offices, including SIMAV (simav.us) and Carrero Insurance (carreroensurance.com).

Each authorized office manages its own business accounts, client records, permissions and operational databases. The office associated with your account is your first point of contact about records held for that office. Different offices may also provide additional notices required by their services and applicable law. The SIMAV app is a shared technology interface; it does not merge the client records of the two offices.

2. Information we process

• Identity and contact details: names, email addresses, telephone numbers, postal addresses and other account information provided to or managed by the office.
• Account and access information: account identifiers, office affiliation, roles, permissions, authentication and session records, account status and relevant security events. Passwords are used for authentication; please never send passwords through the public contact form.
• Insurance and service information: policies, coverage-related information, service requests, documents, consents and, where provided, signatures or authorizations. Submitted insurance documents may contain financial, health or other sensitive personal information depending on their contents.
• Communications: private chat messages, voice notes, attachments, notices and support requests.
• Devices and notifications: push-notification tokens, device or installation identifiers, operating system, notification permissions and preferences, and delivery/security records needed to provide and troubleshoot notifications.
• Technical and website data: limited operational logs and the website analytics described below.

Some data is entered by the user in the app; other data is supplied by their office or created through legitimate service activity. The exact fields vary by role, office and features in use.

3. Purposes and account routing

We process information to authenticate users, locate the correct office, show authorized policies and documents, manage consents and requests, enable chat and voice notes, deliver notifications, support users, maintain security, diagnose technical problems and meet applicable business and legal obligations.

To direct a login to the correct office, SIMAV uses a central account directory on the SIMAV server. The directory uses a protected representation (cryptographic digest) of the login email and account-routing metadata. The user's password is validated by the relevant office's authentication service, not by the central directory. Offices continue to use separate operational databases and account permissions.

4. Notifications, including after sign-out

If you enable notifications, SIMAV may send push alerts relating to chats, policy or account notices, reminders, campaigns and other authorized office activity. Delivery involves services such as Google Firebase Cloud Messaging and Apple Push Notification service, together with the office's server.

For an authorized device, notifications may continue after signing out until the device is disassociated or its notification authorization is revoked. Depending on your iOS/Android settings, a notification's actual title and message may be visible on the lock screen or in the notification center. You can control alert visibility in device settings and contact your office to revoke previous device associations. Signing out does not by itself guarantee that push alerts stop; administrative device revocation is a separate process.

5. Who may receive information

Information may be accessed by authorized staff of the office associated with your account according to their permissions; technical service providers that support hosting, delivery, security and push notifications (including Google Firebase/FCM and Apple APNs as applicable); or other parties when required by law or when necessary to carry out an authorized service. Providers are expected to apply appropriate confidentiality and data-protection safeguards.

We do not use the app's account-routing directory to combine office databases. Website translation through Google Translate and voluntary use of WhatsApp are governed in part by those providers' terms and privacy policies. If an office uses data for optional outreach or other purposes, its applicable notices and user choices must also be respected.

6. Public website analytics and external links

The public site uses a first-party analytics system hosted on the web server. It may record page views, sections viewed, clicks, form-submission events, scroll depth, device category, browser timezone, selected language and an anonymous browser identifier. Form field values are not intentionally written to the analytics event log, nor is a visitor's raw IP address intentionally stored in that event log.

The server may temporarily use an IP address to estimate a visitor's city, region and country; the approximate result, rather than the raw IP address, may be stored in the analytics log. Browser local storage may hold a randomly generated anonymous visitor identifier and session storage may help distinguish browsing sessions.

If a visitor chooses website translation, Google Translate processes the translated page and related requests under Google's terms. Some website forms prepare a WhatsApp message for the visitor to review and send; any message sent through WhatsApp is also subject to WhatsApp's privacy practices. This paragraph describes the public website and does not assert that the mobile app runs the same website analytics.

7. Retention, deletion and choices

Each office retains records only for purposes such as providing services, resolving requests, security, contractual administration and compliance with applicable laws and recordkeeping obligations. Different categories of records may have different retention periods. When no longer needed and no retention obligation applies, information should be deleted, anonymized or otherwise securely disposed of; backups may require additional time to expire.

You may ask to access, correct or delete personal information and, where applicable, withdraw consent or request account closure. To start a request, visit Account deletion and data requests or Contact Simav; identify the office your account belongs to and provide a safe way to contact you. Do not send passwords, Social Security numbers or full medical records in the public form or by WhatsApp. The office may verify your identity before taking action and explain which records must be retained for legal reasons. Disabling notifications in your device settings stops their display but does not automatically delete records held by the office.

8. Security and international services

SIMAV uses role-based access, separate office databases and HTTPS-based network communication as elements of its protection measures. No electronic system can guarantee absolute security. Because the app and its technical providers may operate across jurisdictions, information may be processed or transmitted in locations other than the user's own. Applicable contractual and legal protections should be observed for such processing.

9. Changes and contact

We may update this notice when services, technology or applicable obligations change. The date at the top shows the effective version. For questions, privacy rights or requests relating to SIMAV or a participating office, start with Simav's contact page or the contact channel provided by your own office.

1. Alcance y organizaciones

Esta política describe el tratamiento de información en el sitio web público identificado como Simav Ensurance LLC y en la aplicación móvil SIMAV. La aplicación es utilizada por clientes, empleados, corredores y administradores de oficinas autorizadas, incluidas SIMAV (simav.us) y Carrero Insurance (carreroensurance.com).

Cada oficina autorizada administra sus propias cuentas, expedientes de clientes, permisos y bases de datos operativas. Tu oficina es el primer punto de contacto para consultas sobre tus datos. Algunas oficinas pueden contar con avisos adicionales según sus servicios y obligaciones legales. La aplicación compartida no fusiona los expedientes de clientes de las dos oficinas.

2. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombres, correos electrónicos, teléfonos, domicilios y otros datos de cuenta proporcionados o administrados por la oficina.
• Cuenta y seguridad: identificadores, oficina asociada, roles, permisos, registros de autenticación y sesión, estado de la cuenta y eventos de seguridad relevantes. Las contraseñas se utilizan para autenticar el acceso; nunca las envíes mediante el formulario público de contacto.
• Información de seguros y servicios: pólizas, información de coberturas, solicitudes, documentos, consentimientos, firmas y autorizaciones cuando corresponda. Los documentos podrían contener información financiera, médica u otros datos sensibles, según su contenido.
• Comunicaciones: Chat privado, mensajes, notas de voz, archivos adjuntos, avisos y solicitudes de asistencia.
• Dispositivos y notificaciones: tokens Push, identificadores de dispositivo o instalación, sistema operativo, permisos y preferencias de notificación, registros de entrega y seguridad necesarios para prestar o diagnosticar el servicio.
• Información técnica y del sitio web: registros operativos limitados y las estadísticas del sitio descritas más adelante.

Algunos datos se envían desde la aplicación; otros son proporcionados por la oficina o derivados de la prestación de servicios. Los campos concretos dependen del rol, la oficina y las funciones utilizadas.

3. Finalidades y selección de oficina

Utilizamos información para autenticar cuentas, identificar la oficina correspondiente, mostrar pólizas y documentos autorizados, gestionar consentimientos y solicitudes, facilitar Chat y notas de voz, enviar notificaciones, atender consultas, mantener la seguridad, diagnosticar incidencias y cumplir obligaciones comerciales y legales aplicables.

Para dirigir el inicio de sesión, SIMAV utiliza un directorio central situado en el servidor SIMAV. Este directorio emplea una representación protegida (resumen criptográfico) del correo de acceso y metadatos necesarios para identificar la oficina. La contraseña se valida en el servicio de autenticación de la oficina correspondiente, no en el directorio central. Las oficinas mantienen bases de datos operativas y permisos separados.

4. Notificaciones, incluso después de cerrar sesión

Cuando se habilitan las notificaciones, SIMAV puede enviar avisos Push de Chat, pólizas, seguimientos, recordatorios, campañas y otras gestiones autorizadas por la oficina. La entrega puede utilizar Google Firebase Cloud Messaging, Apple Push Notification service y el servidor correspondiente.

En dispositivos autorizados, las Push pueden continuar después de cerrar sesión hasta que se desvincule el dispositivo o se revoque su autorización de notificaciones. Según los ajustes de iOS o Android, el título y el cuerpo reales pueden mostrarse en la pantalla bloqueada o en el centro de notificaciones. Puedes ajustar su visibilidad desde el teléfono y solicitar a tu oficina la desvinculación de dispositivos anteriores. Cerrar sesión no equivale necesariamente a revocar las notificaciones Push.

5. Destinatarios y proveedores

Los datos pueden ser consultados por personal autorizado de la oficina asociada, de acuerdo con sus permisos; por proveedores técnicos que participan en alojamiento, entrega, seguridad y notificaciones (incluidos Firebase/FCM y APNs, cuando corresponda); y por otros destinatarios cuando la ley lo requiera o sea necesario para ejecutar un servicio autorizado. Se espera que los proveedores apliquen medidas de confidencialidad y protección adecuadas.

El directorio no se utiliza para fusionar bases de datos entre oficinas. La traducción del sitio mediante Google Translate y el uso voluntario de WhatsApp están sujetos también a las condiciones de esos proveedores. Las comunicaciones adicionales para fines comerciales deberán respetar los avisos y las opciones aplicables a cada oficina.

6. Estadísticas del sitio web y servicios externos

El sitio público utiliza estadísticas propias alojadas en su servidor. Puede registrar páginas y secciones visitadas, clics, eventos de formularios, desplazamiento, tipo de dispositivo, zona horaria del navegador, idioma elegido y un identificador anónimo del navegador. No se pretende registrar los valores de los formularios ni la dirección IP sin procesar en el registro de eventos analíticos.

El servidor puede emplear temporalmente la IP para estimar ciudad, región y país. El resultado aproximado puede guardarse en lugar de la IP original. El almacenamiento local del navegador puede conservar un identificador aleatorio y el almacenamiento de sesión puede diferenciar visitas.

Si eliges traducir el sitio, Google Translate procesa la página y las solicitudes correspondientes según sus prácticas. Algunos formularios preparan mensajes para que los revises y envíes voluntariamente por WhatsApp; el uso de WhatsApp está sujeto a su propia política. Esta descripción corresponde al sitio web público y no implica que la aplicación móvil utilice las mismas estadísticas web.

7. Conservación, eliminación y derechos

Cada oficina conserva datos según las necesidades de prestación de servicios, atención de solicitudes, seguridad, administración contractual y obligaciones legales de archivo. Los plazos pueden variar según el tipo de registro. Cuando los datos dejan de ser necesarios y no existe obligación de conservación, corresponde eliminarlos, anonimizarlos o disponer de ellos de manera segura; las copias de respaldo pueden tardar un tiempo adicional en caducar.

Puedes solicitar acceso, corrección o eliminación de tus datos y, cuando corresponda, retirar consentimientos o solicitar el cierre de tu cuenta. Para iniciar una solicitud entra en Eliminación de cuenta y solicitudes de datos o en Contacto SIMAV; identifica tu oficina y facilita un medio seguro de respuesta. No envíes contraseñas, números de Seguro Social ni historiales médicos completos por formularios públicos o WhatsApp. La oficina podrá verificar tu identidad e informar qué registros debe conservar por motivos legales. Desactivar las alertas en tu teléfono no elimina automáticamente los registros de la oficina.

8. Seguridad y servicios internacionales

SIMAV utiliza controles de acceso por rol, bases de datos separadas por oficina y comunicaciones de red mediante HTTPS como parte de sus medidas de protección. Ningún sistema electrónico puede garantizar seguridad absoluta. La aplicación y sus proveedores pueden procesar o transmitir información en otros países, aplicando las protecciones contractuales y legales que correspondan.

9. Cambios y contacto

Podemos actualizar este aviso cuando cambien servicios, tecnología u obligaciones aplicables. La fecha de vigencia figura al inicio. Para consultas o solicitudes relacionadas con SIMAV o una oficina participante, utiliza la página de contacto SIMAV o los canales que te facilite tu oficina.